テレアポを外注するメリットと注意点｜代行会社と個人の違い

テレアポを自社で続けるか、外部に依頼するか。営業担当が商談の合間に架電を続けていても件数が伸びない、架電の担当を採用したくても見通しが立たない、といった状況で外注を調べ始める方も多いのではないでしょうか。

テレアポを外注すると、人を採用しなくても架電量を確保しやすくなり、営業担当が商談に使える時間も増えます。ただし、外注しても発注側の手を離れない仕事はあり、そこを決めないまま始めると「アポイントは届くのに商談につながらない」「架電の状況がわからない」といった行き違いが起こりやすくなります。

本記事では、テレアポの外注先の種類による違いと、自社で架電体制を持つ場合と比べたメリット、発注側で用意するものや先に決めておきたいことといった注意点を解説します。任せる仕事と自社に残す仕事をはっきりさせ、外注を検討するときの材料にしてください。

テレアポの外注とは｜架電からアポイント報告までを任せること

テレアポの外注とは、新規開拓の架電と、その結果であるアポイント報告までを外部の会社や個人に任せることです。

自社でテレアポを行う場合は、「かける人」「かける先」「話す内容」「結果の記録」の4つを社内で整備する必要があります。外注すると架電する担当者の用意からリストやトークスクリプトの作成、架電結果の記録と報告まで任せることが可能です。

発注側でやることは、ターゲット条件や商材資料などを外注先に渡すことと、届いたアポイント報告を受け取って商談を行うことです。すべてを自社で行う場合と比べて、業務効率化につながります。

外注を調べ始めるきっかけとして多いのは、「アポイントが取れない・少ない」「架電の担当がいない・工数が取れない」「アポイントの取り方がわからない」の3つです。

また、費用は料金体系によって決まります。主に成果報酬型・固定報酬型・コール課金型があり、何に対して課金されるかが変わります。

代行会社がどのような体制で架電するのか、料金体系ごとに費用がどう決まるのかは、以下の記事で詳しく解説しています。

テレアポの外注先は大きく2つ｜代行会社とフリーランス・個人の違い

テレアポの外注先は、複数の担当者で架電する代行会社と、クラウドソーシングなどを通じて直接契約するフリーランス・個人に分かれます。優劣で選ぶのではなく、架電する件数と期間、何人で進めたいかで検討する相手が変わります。

代行会社とフリーランス・個人それぞれに向く場面と、頼む前に決めておきたいことをみていきます。

代行会社｜複数の担当者と管理者がいるため架電・報告の体制を維持しやすい

代行会社に依頼する場合、架電は複数の担当者が受け持ち、進行をみる管理者がつきます。担当者の欠勤や交代、退職のときに誰が補うかを契約で決めておけるため、特定の1人に左右されずに架電を続けやすいのが特徴です。

架電結果はレポートや報告として受け取りますが、報告の中身は料金体系によって差が出ます。固定報酬型では、どのようなトークで何件架電し、何件がアポイントになったかがレポートで開示されるのに対し、成果報酬型では獲得したアポイントの報告のみというケースもあります。架電の記録を社内に残したいなら、どこまで報告されるかを契約前に確認しておきます。

併せて、渡した商材資料や顧客リストをどのように管理し、契約終了後にどう扱うかも、契約時の確認事項に加えると安心です。

フリーランス・個人｜少量を短期で試すときの候補になる

クラウドソーシングや直接契約で、個人のアポインターに架電を頼む方法があります。まず少量をかけて商材への反応を確かめたい、架電する期間があらかじめ決まっている、といった場合には候補に入ります。

担当者1人に頼るため、担当者が休止・離脱したときにどうするか、架電の結果をどの形式で報告してもらうか、商材資料やリストをどう扱ってもらうかは、頼む前に決めておきます。

架電するリストの件数が多く、複数の担当者で分担して続けたいなら代行会社、少量を短期で試したいならフリーランス・個人が候補です。代行会社でも個人でも、情報の扱いと担当者が不在になったときの対応を契約前に決めておく点は変わりません。

テレアポを外注するメリット｜自社で対応しなくてよくなる2つの仕事

テレアポを外注する一番のメリットは、自社で架電体制を持つと発生する仕事のうち、架電要員の確保・管理と、リストやトークスクリプトなど架電を始めるための仕組みづくりを自社で対応しなくてよくなることです。自社で対応しなくてよくなる仕事を、要員の管理と立ち上げの2つに分けて説明します。

架電要員の採用・欠勤対応・管理を自社で抱えなくてよくなる

自社で架電体制を持つ場合、架電する人を採用し、シフトを組み、欠勤や離職が出れば人員を補うところまでが仕事になります。人が減れば架電量も減るため、架電を続ける限り人の確保と管理も続くでしょう。

外注すると、必要な稼働時間や架電量は外注先との契約で決まるため、自社で架電要員を採用したりシフトを管理したりする必要がなくなります。採用活動や教育、欠員の補充にかけていた時間を、営業担当や管理者は商談の準備や既存顧客への対応に回せます。

ターゲット条件を渡せばリスト設計やスクリプト作成を任せられる

内製でテレアポを立ち上げる場合は、誰にかけるのか、何を話すのか、結果をどう記録するのかをすべて決めてからでないと架電を始められません。代行会社に依頼すると、発注側が用意したターゲット条件・アプローチ除外リスト・商材資料に基づいて、ターゲット定義とリスト設計、トークスクリプトの作成、架電結果を記録して分析するための「架電分析シート」の作成といった立ち上げの工程から支援してもらえます。

また、架電を始めたあとの分析や課題の特定、スクリプトやリストの改善提案まで伴走してくれるところもあります。

テレアポを外注しても発注側に残る2つの仕事

テレアポを外注しても、発注側の仕事がゼロになるわけではありません。架電に使う材料を用意することと、担当者を置いて架電結果をみていくことは、外注先には代わってもらえない仕事です。

どちらかが欠けたまま始めると、外注先はリストもトークスクリプトも作れず、届いたアポイントも誰が商談に進むか決まらないまま日程だけが埋まっていきます。

ターゲット条件・アプローチ除外リスト・商材資料などは自社で用意する

リスト作成の工程で発注側が用意するのは、ターゲット条件、アプローチ除外リスト、商材資料の3つです。ターゲット条件は、どの業種・規模・役職にかけるかを外注先がリストに落とし込むための元になります。アプローチ除外リストは、既存顧客や商談中の企業に架電してしまうのを避けるために必要です。商材資料は、外注先が効果的なトークスクリプトを作る材料になります。

また、アポイント獲得をスムーズに行うには、相手との日程を確定するための日程調整ツールも用意しましょう。併せて、どの状態になったら「アポイント獲得」と数えるのか、契約前に外注先と認識を合わせておきます。

担当者を置いて定例に出てアポイント以降は自社で動く

架電の知見が社内にたまりやすいのは、自社で担当者を置き、報告や定例から振り返りと改善を行う企業です。振り返りを丸投げにすると、架電の進め方や改善のノウハウが社内に残りにくくなります。担当者は専任でなくてもかまいませんが、定例に出て架電の結果をみる役割を持つ人を決めておきましょう。

アポイントが取れたあとは、発注側が引き取って商談に進むケースが一般的です。引き継ぎ情報として納品されるのは、アポイント先の企業情報です。商談は自社で動く前提で始めると、アポイント後の役割分担でずれが起きにくくなります。

リスト作成から商談化までを成果報酬型で依頼できるゲットリードの支援内容

テレアポの外注では、アポイント以降の商談を発注側が引き受けることが多くあります。営業担当が商談と架電を兼務していることに課題を感じている企業では、自社に残る仕事をできるだけ少ない人数で回せる依頼先を選びたいところです。

ゲットリードは、リスト作成からアポイント獲得・商談化までの新規開拓の工程を一括で依頼できる代行会社です。発注側で用意するのはターゲット条件・アプローチ除外リスト・商材資料で、ターゲットに合ったリストとトークスクリプトはゲットリード側で作ります。

成果報酬型を採用しており、費用が発生するのは商談が実施された時点です。初期費用・月額固定費は0円で、契約期間の縛りもありません。アポイントの獲得報告や進捗の共有はビジネスチャットツールで行うため、専任の担当者を置かなくても架電の状況を追えます。
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まとめ｜テレアポ外注は外注先と自社に残す仕事を決めてから始める

ターゲット条件・アプローチ除外リスト・商材資料を用意することと、定例に出て架電の結果を見る担当者を置くことは、外注しても自社に残る仕事です。テレアポ外注を検討するときは、残る仕事を社内の誰が受け持つかを先に決めておきます。

外注先は、架電する件数と期間、何人で進めたいかで選びます。架電するリストの件数が多く、複数の担当者で分担して続けたいなら代行会社、少ない架電を短期で試したいならフリーランス・個人が候補になるでしょう。代行会社でも個人でも、報告の範囲、資料やリストの扱い、担当者が不在になったときの対応、何をアポイント獲得と数えるかは、契約前に決めておく項目です。

自社で行う仕事の担当と外注先が決まっていれば、依頼先への問い合わせで確認することも絞られます。リスト作成から商談化までを一括で任せたい、初期費用や月額をかけずに始めたいという場合は、ゲットリードのように成果報酬型で依頼できる代行会社も含めて、対応範囲と費用感を相談してみてください。