テレアポ代行のリスト作成方法｜成果を上げるリスト選定術

「テレアポ代行に依頼したいが、架電リストは自社で用意する必要があるのだろうか」「どのようなリストならアポイントにつながるのか」。テレアポ代行の検討を進める中で、準備工程のリストについてこうした疑問を持つ担当者の方は多くいます。

テレアポの成果は、「誰に架電するか」で大きく変わります。リストの作成実務は代行会社に任せられる一方、ターゲット条件やアプローチ除外リストといった、自社の顧客理解を映す部分を用意できるのは発注側だけです。この準備の質がアポイント率の差になります。

本記事では、テレアポ代行を利用する場合のリスト作成の分担から、成果を上げるリストの条件と作成手順、架電結果を活かした改善の進め方までを解説します。読み終えるころには、自社で何を準備し、どこまで任せればよいかが判断できるはずです。

テレアポ代行のリスト作成とは？成果への影響と作成の分担

テレアポ代行のリスト作成とは、ターゲット条件に沿って架電先の企業を絞り込み、電話番号や担当部署とともに一覧にする準備工程です。ここで決めた「誰にかけるか」が、その後のアポイント率を左右します。

先に押さえておきたいのは、リストが成果を決める要素の3割を占める点と、作成実務そのものは代行会社に任せられる点です。まず、リストがテレアポの成果にどう影響するのかを確認したうえで、発注側が用意するものと代行会社に任せられるものの分担を説明します。

テレアポの成果は誰に架電するかで決まる

アポイントが取れるかどうかは3つの組み合わせで決まります。

• リスト……ターゲットの質
• 訴求……トークスクリプト
• 話者……アポインターの話し方や切り返し

3つの中で特に重要なのがリストで、残りの2つはリストに合わせて組み合わせます。たとえば医療業界の企業でリストを組むなら、訴求は医療業界向けに、アポインターは医療業界の架電に慣れた人にそろえて、初めて成果が出ます。架電先の業種や役職が定まっていなければ、トークもアポインターの配置も決めようがありません。

ニーズのない企業への架電は、アポイントが取れないだけでなく、架電時間を消費してしまいます。トークを磨く前に、架電先をどう絞るかを決めておく必要があります。

リストの作成実務は代行会社に任せられる

架電先の企業情報を集めて一覧にする作業は、代行会社に任せられます。リスト作成は基本料金に含まれる形が一般的で、発注側が自社でリストを作ってから依頼する必要はありません。

発注側が用意するのは、ターゲット条件、アプローチ除外リスト、商材資料の3点です。ターゲット条件は、狙う業種・企業規模・エリア・役職といった架電先の絞り込み条件で、代行会社はこれをもとにリストを作ります。アプローチ除外リストは、すでに取引のある企業や、今後連絡しないよう求められた企業など、かけてはいけない先の一覧です。商材資料は、代行会社がトークを組み立てるための材料になります。

リスト工程で発注側に納品されるのは、作成されたターゲットリストです。これ以外に定型の納品物はないため、発注側の作業は、上がってきたリストの中身を確認する程度に収まります。

すでに自社で保有しているリスト（ハウスリスト）を持ち込む場合も、多くの場合、費用は変わりません。成果報酬型の契約なら、リストを作成する工程が省ける分、交渉次第でアポイント1件あたりの成果単価が下がる可能性があります。

リスト工程を含めたテレアポ代行への依頼の流れや、サービス全体でどこまで任せられるかは、以下の記事で詳しく解説しています。

成果を上げるテレアポリストの選定・作成方法

リストの作成実務は代行会社に任せられても、どの企業を狙うかという条件まで任せ切ることはできません。自社の商材がどんな企業に売れてきたかを知っているのは発注側だけで、その顧客理解をどこまで条件に落とし込めるかで、できあがるリストの中身が変わります。

ただし、条件を決めた時点でリストが完成するわけではありません。企業情報は時間とともに古くなり、架電してみて初めてわかる反応もあります。条件を決める段階と、作ったリストの質を保ちながら改善する段階の2つに分けて、発注側がどう関わるかを説明します。

ターゲット条件と除外条件は受注実績から逆算する

ターゲット条件を決めるとき、最初の手がかりになるのは自社の受注実績です。業種・従業員規模・エリア・導入時の担当部署や役職を受注実績ごとに並べると、自社の商材がどんな企業に受け入れられてきたかが整理でき、「売れそうな企業」を漠然と広く想像するよりも、条件を具体的に言葉にしやすくなります。

ただし、この条件がそのまま成果の出るリストになるとは限りません。テレアポ代行の現場では、成果が出るリストに共通する条件があるというより、成果が出そうなセグメントをいくつか仮説として立て、それぞれに訴求を当てて反応を比べる進め方が取られています。受注実績から導いた条件は、こうした仮説の1つであり、試して反応をみるための出発点と考えておくと、条件を1つに絞り込みすぎずに済みます。

アプローチ除外リストも、ターゲット条件と同じタイミングで渡します。既存の取引先、連絡しないよう求められた企業、競合や取引上かけてはいけない企業を除外しておかないと、ムダな架電が増えるだけでなく、既存顧客に新規開拓の電話がかかるといったトラブルにつながります。

リストを外部から購入する場合は、取得経路に注意が必要です。担当者名など個人情報を含むリストを第三者から受け取るときは、個人情報の保護に関する法律第30条で取得の経緯などの確認が求められているため、出所の分からないリストは使わないようにします。

参照：個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第30条

情報の鮮度を保ち架電結果をリストに反映する

企業の所在地や電話番号、担当者は、移転や合併、人事異動で変わります。作成から時間が経ったリストほど、電話がつながらない、担当者がすでにいないといった架電が増えるため、架電前に情報が古くなっていないかを確認しておきます。

架電を始めてからは、結果をリストに反映することが改善の一歩です。つながらない、対象外だった、反応があったといった結果を1件ずつ記録しておけば、どの条件の企業で反応が出ているかがわかります。

テレアポ代行に依頼している場合、この記録にあたるのが定期レポートです。ただし、コール数やアポイント獲得数がターゲット別に示されるのは月額固定型を中心とした契約で、成果報酬型ではアポイントの報告のみのケースもあります。ターゲット別の数字を見比べてリストを直せるかどうかは、どの契約で依頼するかに左右されます。

契約前には、レポートにどの指標がどの単位（ターゲット別・期間別・担当別）で含まれるかを確認しておきたいところです。成果報酬型でも、オプション料金で架電過程の共有に対応する会社はあります。

架電分析からターゲット定義やリストの見直しまで伴走する代行会社もありますが、標準で対応しているとは限りません。レポートをみてリストの条件を直すところまで関わってもらえるかも、同じタイミングで聞いておきましょう。

リストの選定・改善を自社でやり切れない企業に共通する3つの不足

テレアポ施策を自社でやり切れない企業には、次の3つの不足が共通しています。

• 営業の専任担当がいない
• 数値の見方と改善の知見がない
• 商材の強みを言葉にできていない

いずれも発注側の体制の問題であり、リストが原因の成果不振は、アポインターのスキル以前にここから起こります。

営業の専任担当がいない

営業担当がほかの業務と兼務していると、受注実績を洗い出して条件を決める作業や、定期レポートを読んでリストを見直す作業があと回しになりがちです。たとえテレアポ代行に依頼しても、リストの条件を見直したり、決めたりする人がいなければ、成果の出ない架電を続けてしまうリスクが高まります。

数値の見方と改善の知見がない

レポートにコール数やアポイント獲得数がターゲット別に並んでいても、どの差をみて、どの条件を変えればよいかがわからなければ、改善には進めません。目標とする数値（KPI）の決め方や、数字が悪いときに打つ手の知見がないと、リストは作って終わりになります。

商材の強みを言葉にできていない

自社の商材がどんな企業の、どんな課題に刺さるのかを言葉にできていないと、ターゲット条件も「売れそうな企業」という広い設定になりがちです。訴求とリストはセットで決まるため、強みがあいまいなままでは、狙う層を絞り込む根拠が持てません。

この3つがそろわないと、条件の定義があいまいなまま架電が始まり、結果をみて直すサイクルも止まります。条件の定義と改善を社内で回し切る体制があるか、依頼前に確認しておきたいところです。

リスト作成からアポイント獲得まで一括で依頼できるテレアポ代行ゲットリード

営業の専任担当がいない、レポートの数字をどう改善につなげればよいかわからないといった状態でも、ターゲット条件のすり合わせと商材資料の共有から始められるのが、ゲットリードのテレアポ代行です。

ゲットリードでは、リスト作成からアポイント獲得・商談化までの新規開拓工程を一括で依頼できます。自社で保有するハウスリストの持ち込みも可能です。リストがない場合は、商材やターゲットのヒアリングをもとにリストを用意し、精査まで行います。トークスクリプトも、用意がなければヒアリングをもとに作成し、発注側が内容を確認したうえで架電を開始します。また、架電後の反応をもとにリストとトークを継続して見直すところまでサポートします。

料金は完全成果報酬型で、初期費用・月額固定費はかかりません。費用が発生するのは獲得したアポイントで商談が実施された時点のため、架電件数に応じた課金はありません。

▶完全成果報酬のテレアポ代行ならゲットリード

まとめ｜テレアポ代行のリストは条件定義の質と改善の継続で成果が決まる

テレアポ代行に依頼する場合、架電先の情報を集めて一覧にするリスト作成は代行会社に任せられます。発注側が用意するのは、ターゲット条件・アプローチ除外リスト・商材資料の3点です。

このうちターゲット条件は、業種や規模を広く取るのではなく、自社の受注実績に共通する業種・規模・役職を手がかりに、仮説として決めます。架電が始まったあとは、どのターゲットで反応が出ているかを架電結果から確かめ、反応の出ている層に架電を寄せる見直しを続けることが成果の条件です。その見直しに使える情報をどこまで受け取れるかは契約形態で変わるため、依頼前に確認しておきましょう。

営業の専任担当がいない、数値の見方や改善の知見がない、商材の強みを言葉にできていない。こうした状態の中、自社で条件定義と改善を回し切るのが難しければ、リスト作成から一括で依頼できるテレアポ代行を使う選択肢もあります。まずは自社の受注実績を見直し、どんな企業に売れてきたかを条件として書き出すところから始めてみてください。